生成AIへ社内情報を入力する前に確認したい利用ルール
「社内資料をAIへ渡してよいか判断できない。」
「名前を消せば入力してよいのだろうか。」
生成AIへ社内情報を入力する前に、仕事の目的、情報の種類、利用するサービスと契約・設定、入力を許可する担当を確認します。情報だけ、サービスだけで判断せず、その組合せを記録してください。確認できない資料は入力せず、公開情報や架空の例で手順を試します。氏名を削除しただけで、すべての利用条件を満たすとは限りません。
入力する目的と必要な情報を絞る
資料を丸ごと渡す前に、何を作りたいのかを一文にします。
完成物から必要な部分を選ぶ
メールの表現を直す、公開済み商品説明を短くする、社内手順の見出しを整理するなど、目的を具体化します。表現を整えるだけなら実際の顧客名や取引金額が必要とは限りません。完成物に必要な項目と、参考として添えたい項目を分け、不要な列や添付資料は除きます。入力する範囲を減らすことと、入力が許可されることは別の確認です。必要だからという理由だけで社内規則を省略せず、目的と対象範囲を承認担当へ説明できる形にしてください。
資料の種類と管理者を確認する
公開済みの情報、社内限定の資料、個人に関わる情報、顧客や取引先から預かった情報を区別します。一つのファイルに複数種類が含まれることもあります。会社名を消しても商品、日付、役職などの組合せで対象が分かる場合があるため、削除した項目だけで安全を断定しません。資料の管理者、利用目的、共有範囲、契約上の扱いを確認します。元資料の管理者が分からないときは、担当者の判断だけで外部サービスへ渡さず、確認事項として残します。
サービスと契約・設定を組み合わせて確認する
同じ呼び名のサービスでも、利用環境や条件を照合します。
利用する環境を記録する
サービス名、会社が許可した利用環境、対象アカウント、確認した契約や利用条件、設定を記録します。個人用に使っている環境と会社が承認した環境を混同しないでください。資料の保存や応答以外での利用、管理者が設定できる範囲など、判断に必要な項目を公式資料と社内担当で確認します。この記事は特定サービスの設定値や契約内容を保証していません。設定画面の名称や機能は変わるため、過去の手順書だけで入力可否を決めないようにします。
個人情報の扱いは担当部署へ戻す
個人情報保護委員会の2023年6月2日の注意喚起は、入力する個人情報の利用目的や、提供事業者による機械学習での利用などの確認を求めています。個別の入力が適法かはこの記事だけで判定できません。現在の利用条件と社内の管理手順を確認し、必要に応じて担当部署や専門家へ相談してください。学習に使われないという一点だけで、契約、アクセス権、資料の利用許可まで満たしたことにはしません。未確認の項目を一覧へ残し、確認できるまで入力を保留します。
入力許可と保留を利用ルールへ残す
担当者が変わっても同じ確認へ戻れる表を用意します。
情報と環境の組合せごとに判断を記録する
公開済みの商品説明を承認済み環境で要約する場合と、顧客対応履歴を別環境へ渡す場合を別の行にします。入力する目的、資料の管理者、情報の種類、環境、承認担当、確認日、判断理由を記録してください。許可された用途から外れる資料が追加されたときは、以前の許可をそのまま適用せず確認します。ルールを長い注意書きだけにせず、作業者が自分の資料と利用環境を照合できる形にします。資料の実物や認証情報をルール表へ貼り付ける必要はありません。
迷う入力は架空の例へ置き換えて試す
承認待ちの資料を試験のために入力することは避けます。公開情報や、実際の顧客・取引に対応しない架空データで操作と出力形式を確認してください。伏字へ置き換える場合も、他の項目から対象が分からないか、利用許可の条件を満たすかを確認します。試験が動いたことと、本番資料を使ってよいことを区別します。確認待ちの理由、必要な回答、問い合わせ先を残せば、作業を止めた理由が次の担当にも伝わります。担当者が自己判断で例外を増やす運用にしません。
表が画面に収まらない場合は、左右に動かして確認できます。
| 確認する項目 | 記録する内容 | 保留する例 |
|---|---|---|
| 目的 | 作りたい完成物と必要な項目 | 用途が決まっていない |
| 資料 | 種類・管理者・共有条件 | 預かった情報の許可が不明 |
| 環境 | サービス・契約・設定の確認日 | 個人用環境と混同している |
| 許可 | 承認担当と対象の組合せ | 別資料へ以前の許可を流用 |
| 出力 | 照合担当と共有先 | AI作成なので公開可と判断 |
架空の整理例です。問い合わせ文の表現を練習するため、実際の顧客対応履歴を渡そうとしていました。入力許可が未確認だったため、顧客や取引に対応しない架空の文面で出力形式を試し、実資料の利用は承認担当へ確認します。匿名化の法的評価や実際の漏えい防止効果を示す事例ではありません。
共有と見直しの手順を決める
入力後の結果も元情報の扱いへ戻して確認します。
生成された資料の共有範囲を確認する
要約や書き換えによって元資料の内容が出力へ残る場合があります。AIが作った文章だから公開してよいとは判断せず、元情報の共有条件と出力先を照合します。資料を社内チャットへ貼る、顧客へ送る、公開ページへ載せる場合で確認先を分けてください。出力の事実確認も必要です。氏名、金額、担当、日付が追加されたり変わったりしていないか元資料と比べます。入力が許可されたことは、出力の正確性や外部共有の許可を保証するものではありません。
環境や用途が変わったときに見直す
契約や設定の変更、新しい資料の追加、担当変更、想定外の出力が起きた場合は利用ルールを確認します。作業者が気付いた問題を管理者へ連絡できる窓口と、確認が終わるまで保留する範囲を決めてください。Libera Worksへ相談する場合は、実際の秘密情報を最初から送る必要はありません。対象業務、資料の種類、利用環境、社内の承認手順を説明し、入力テンプレートと確認項目を整理します。ルールの整備だけで漏えいを完全に防げるとは説明しません。
対象業務と確認手順を整理してAI活用を相談する
Libera Worksでは対象業務と入力資料の種類、利用環境、確認担当を伺い、AIの使い方、入力テンプレート、確認項目、講座や定着支援の必要な範囲を整理します。情報の利用許可と料金・対応条件は着手前に確認してください。具体的な業務で試し、結果を見て手順を見直します。
【Q&A】AI活用支援を依頼する前の疑問
Q.名前を消せば入力できますか？
それだけでは判断できません。他の項目の組合せ、資料の利用許可、契約、利用環境、社内規則を確認します。不明なら入力を保留してください。
Q.入力を許可した資料の要約は公開できますか？
入力許可と外部共有の許可は別です。元資料の共有条件と出力内容、公開先を照合し、担当者が確認します。
まとめ：入力する目的と必要な情報を絞る
入力する仕事の目的を決め、資料の種類と管理者、利用環境、契約・設定、承認担当を一組にして確認します。未確認の情報は入力せず、公開情報や架空の例で手順を試してください。出力も元情報の共有条件へ戻して照合し、用途や環境が変わったときにルールを見直します。
参考情報
表と手順は編集上の整理例です。入力の適法性や個別サービスの安全性を判定するものではありません。引用元の公表日と現在の社内条件を区別して確認してください。
Libera Works「AI活用支援」（対象業務・利用条件・講座と定着支援の範囲。2026年10月2日確認）
個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日公表。入力する個人情報の利用目的と提供事業者での取扱いの確認に関する注意喚起。個別の法的判断ではありません。2026年10月2日確認）